Una de las plataformas de visualización más demandadas y que mayor éxito está cosechando en los últimos años es sin duda la de Microsoft, Power BI. Y no es para menos, ya que es una herramienta muy cercana al usuario de negocio y con una estrategia muy bien construida: combinar todo el Power Platform con el apartado ofimático de Office 365, lo que asegura una cercanía al usuario de negocio muy alta.
Para los que trabajamos como profesionales de la visualización y del negocio, es de sobra conocida la potencia de esta herramienta con los datos. Pero ¿cómo es la experiencia de usuario desde el punto de vista de un profesional IT? Se lo pregunto a Gilberto Flórez, jefe de estrategia, arquitectura y tendencias IT en Ferrovial.
Cuando Power BI aterriza en el área de estrategia, arquitectura y tendencias IT de Ferrovial en 2017, lo hace con cierta inquietud ya que al ser una herramienta de exportación de datos con una distribución descentralizada, se tiene que tener en cuenta ciertos riesgos, como por ejemplo:
- Los costes.
- La infrautilización o reutilización de determinados datos.
- Los efectos colaterales en las descargas de SAP para explotarlas con Power BI.
Para hacer frente a estos riesgos, el primer paso del equipo fue entender bien el funcionamiento de Power BI y estudiar en profundidad todas las posibilidades de monitorización, gobierno, educación y formación de cara a los diferentes negocios de la compañía. Así también pudieron averiguar de qué manera iban a sacar el máximo rendimiento a la herramienta para hacer un buen uso de ella.
Visualización de datos con Power BI
Cuando se trabaja con plataformas como Power BI, la mayoría de los datos suelen ser los derivados del negocio: ventas, costes, ROIs de campaña, etc. Pero en el caso de Ferrovial quisieron ir un poco más allá, y aprovecharon la reorganización del área financiera de la compañía para ayudar a equiparla de una nueva forma de visualización de sus datos que, dentro de los objetivos del departamento, facilitara la información a todos los stakeholders que la consumían. Sin duda, este fue el gran reto del proyecto y lo que supuso conocer el verdadero potencial de Power BI, ya que en lo que a explotación y visualización del dato se refiere, no es lo mismo intentar ayudar en la toma de decisiones a nivel de negocio que a nivel financiero, puesto que:
- El indicador de negocio es una visión más agregada, gráfica y perfecta para Power BI.
- La información financiera todavía sigue teniendo esa reminiscencia de mostrar datos en tablas, donde Power BI no es tan agradecido.
Junto a este reto, el equipo de IT también tuvo que poner foco en la comunicación con el stakeholder, ya que al haber trabajado con la herramienta, tenían ciertos conocimientos de su funcionamiento, por lo que hubo que explicarles muy bien cada uno de los aspectos que iban apareciendo a medida que evolucionaba el proyecto. Afortunadamente, esta manera de trabajar hizo que la dinámica de comunicación con el equipo financiero fuera agile. Es decir, que gracias a sus interacciones constantes, se pudo conseguir conjuntamente una herramienta de visualización centrada en la experiencia de usuario y compuesta por una navegación que llegaba al dato en concreto de una manera intuitiva y rápida. Es por resultados como este por lo que es fundamental ir de la mano del stakeholder, y la mejor manera de hacerlo es a través de una comunicación fluida en la que las partes interesadas terminen hablando el mismo idioma. Por eso es tan importante aterrizar bien los conceptos y entender desde un primer momento qué se necesita, por qué y, a partir de ahí, construir sobre ello.
Aunque parece un esfuerzo extra, todo este proceso es lo que ayudó al departamento de IT a entender lo que el stakeholder necesitaba, sin olvidar la importancia de la usabilidad de la herramienta en cuestión, ya que aunque se maneje el dato perfecto, si la experiencia del usuario final no es buena, el proyecto no funciona. De ahí el éxito de este proyecto.
La evolución del BI
Como hemos podido ver, las plataformas de Business Intelligence y la manera de trabajar en ellas han experimentado una gran evolución. Antiguamente, los proyectos eran más largos y con muchas dificultades tanto en la extracción y almacenamiento de los datos, como en la experiencia del usuario final. Pero con la llegada del cloud y de herramientas como Power BI, se ha experimentado una gran mejora en todos estos procesos y sobre todo, se ha agilizado mucho en la parte de infraestructura, donde hay que construir el almacenamiento para dar valor al negocio.
En el caso particular de Power BI, Microsoft ha conseguido entrar en casi todas las organizaciones, cambiando su filosofía. Es decir, cuando antes se tardaba meses en cargar el dato, ahora se puede empezar a ver cosas de una manera ágil y rápida en pocos días. Además, y como hemos comentado anteriormente, Power BI es una herramienta intuitiva con la que si cuentas con una formación básica, en proyectos no muy complejos se puede llegar a hacer cosas impactantes y de gran valor para el negocio. Aunque sí es cierto que a la hora enfrentarse a proyectos de mayor envergadura, es necesario contar con una base técnica importante para poder sacar el máximo potencial a la plataforma.
Sin duda, es en la continua evolución de este tipo de herramientas donde se encuentra la clave del éxito, ya que áreas como las de IT se reinventan para poder acompañar al negocio a través de este tipo de plataformas, y a su vez tener cierto control sobre la tecnología. Por eso es importante que IT lo lidere, ya que al final el dato es un activo que puede estar en muchos sitios, por lo que necesita cierto control, gobierno e información para que verdaderamente sea útil de cara al negocio.
¿Te gustaría profundizar más sobre Power BI? Acompáñanos a Gilberto y a mi en el episodio que le dedicamos en El Arte de Medir Podcast.
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